Ziel: Verwandeln Sie Ihren zeitaufwändigsten Arbeitsablauf mithilfe von KI-gestützter Wissensarbeit in einen Wettbewerbsvorteil.

Voraussetzungen: Zugang zu MAIA, 30 Minuten für die Bewertung und Ihre üblichen Arbeitsunterlagen.

Schritt 1: Identifizieren Sie Ihren größten Produktivitätskiller (10 Minuten)

Führen Sie diese kurze Überprüfung durch, um herauszufinden, wo Sie am meisten Zeit verlieren:

Bewertung des Informationschaos

Zählen Sie Ihre wöchentlichen Stunden, die Sie für Folgendes aufgewendet haben:

• Suche in mehreren Dateisystemen nach Spezifikationen, Standards oder technischen Dokumenten

• Konsolidierung von Informationen aus mehr als fünf Quellen für eine Entscheidung

• Dokumente erneut lesen, weil Sie sich nicht an wichtige Details erinnern können

• Auf der Suche nach der „neuesten Version” von Spezifikationen oder Anforderungen

• Ingenieure, Projektmanager oder Produktspezialisten anrufen, um Informationen zu technischen Details zu erhalten

Ihr Informationschaos-Score: ___ Stunden/Woche

Ausgangsbasis: Die meisten industriellen Projektmanager verbringen täglich 2 bis 2,5 Stunden (10 bis 12,5 Stunden pro Woche) mit der Suche nach Informationen und der Konsultation von Experten.

Beurteilung des Inhaltserstellungsaufwands

Zählen Sie Ihre wöchentlichen Stunden, die Sie für Folgendes aufgewendet haben:

• Erstellen von Berichten durch Kopieren/Einfügen aus mehreren technischen Dokumenten

• Erstellen von Präsentationen, die komplexe technische Informationen zusammenfassen

• Erstellung von Spezifikationen auf Grundlage von Kundenanforderungen und internen Standards

• Erstellen von Business Cases oder Projektzusammenfassungen aus verstreuten Daten

Ihr Content-Creation-Score: ___ Stunden/Woche

Hinweis: Möglicherweise führen Sie diese Aufgaben nicht wöchentlich aus, aber wenn Sie umfangreiche Berichte, Spezifikationen oder Präsentationen erstellen, nehmen diese in der Regel mehr als 8 Stunden pro Woche in Anspruch und können Tage bis Wochen dauern, bis sie ordnungsgemäß fertiggestellt sind.

Bewertung von Wissensengpässen

Zählen Sie Ihre wöchentlichen Stunden, die Sie für Folgendes aufgewendet haben:

• Beantwortung von Fragen wie „Wo finde ich ...?“ von Kollegen

• Erläuterung technischer Details, die irgendwo in Ihren Dokumenten enthalten sind

• Einführung neuer Teammitglieder in das Produktwissen

• Übersetzung technischer Informationen für Vertriebs-/Marketingteams

Ihr Wissensenpass-Score: ___ Stunden/Woche

Ausgangspunkt: Die meisten industriellen Projektmanager verlieren täglich 30 Minuten bis 1 Stunde durch Unterbrechungen zur Wissensbeschaffung und durch Kontextwechsel.

→ Ihre höchste Punktzahl = Ihr Schwerpunktbereich. Beginnen Sie dort.

Schritt 2: Wählen Sie Ihren Transformationspfad

Pfad A: Informationschaos bändigen (für höchste Informationschaos-Werte)

Ziel: Verkürzung der Such- und Entscheidungszeit um 60 % bei gleichzeitiger Verbesserung der Entscheidungsqualität.

Ersteinrichtung: Organisieren Sie Ihre Wissensdatenbank

Versammeln Sie Ihr gesamtes Team, um Abteilungsdateisammlungen in MAIA einzurichten:

• Marketing Materialien (Broschüren, Case Studies, Wettbewerbsanalysen)

• Produktdaten (Spezifikationen, Testergebnisse, Leistungsdaten)

• Qualitätsdokumentation (Normen, Zertifizierungen, Konformitätsdokumente)

• Konstruktionsunterlagen (technische Zeichnungen, Entwürfe, Systempläne)

Profi-Tipp: Trennen Sie die Kollektionen auch nach Produktlinien, um schneller auf relevante Informationen zugreifen zu können.

Kern-Workflow: Intelligente Informationsermittlung

1. Breit anfangen, dann eingrenzen

   • Verwenden Sie „Alle Dateien auswählen“ in MAIA, um zunächst ein breites Netz auszuwerfen.

   • Überprüfen Sie die Ergebnisse, um herauszufinden, welche Dateien am relevantesten sind.

   • Wählen Sie dann diese bestimmten Dateien aus und bearbeiten Sie sie im Detail.

2. Benutzen Sie Personas + zielorientiertes prompting

   "Ich bin Produktmanager und bewerte Pumpenoptionen für einen Kunden aus der chemischen Industrie. Ich benötige technische Spezifikationen, da ich bis zum Ende des Tages eine Empfehlung vorbereiten muss. Wie lauten die Anforderungen an Durchflussrate und Differenzdruck in der Kundenspezifikation X und welche unserer Produktlinien erfüllen diese Kriterien?" "Ich bin Projektleiter und bereite die morgige Kundenpräsentation vor. Ich benötige Informationen zu Wettbewerbsvorteilen, da ich unsere Lösung von anderen abheben muss. Vergleichen Sie unseren Ansatz mit dem Ansatz des Mitbewerbers Y in der hochgeladenen Wettbewerbsanalyse."

3. Nutzen Sie Entscheidungshilfen
   

   "Erstellen Sie eine Entscheidungsmatrix zur Auswahl der optimalen Pumpenkonfiguration. Bewerten Sie die Optionen anhand folgender Kriterien: technische Anforderungen, Kostenfaktoren, Lieferzeitplan und Wartungskomplexität. Fügen Sie Bewertungskriterien für jeden Faktor hinzu. Erläutern Sie auf Grundlage dieser Analyse, WARUM Sie Option A gegenüber Option B empfehlen. Was sind die wichtigsten Entscheidungsfaktoren, die den Ausschlag geben?"

4. Validieren Sie mit dem High Precision Mode

   • Verwenden Sie den Hochpräzisionsmodus, um direkte Zitate und Links aus Ihren Dokumenten zu erhalten.

   • Stellen Sie sicher, dass Sie so schnell wie möglich die richtigen Informationen bereitstellen.

   • Überprüfen Sie wichtige technische Spezifikationen sorgfältig, bevor Sie Empfehlungen aussprechen.

Erfolgsmetrik: Die Zeit von der „Kundenanfrage“ bis zur „technischen Empfehlung“ verkürzt sich von Stunden auf Minuten.

Pfad B: 10x Erstellung von Inhalten (für höchste Punktzahlen bei der Erstellung von Inhalten)

Ziel: Verkürzung der Zeit für die Erstellung von Inhalten um 50 % bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität der Ergebnisse.

Einrichtung: Inhaltsvorlagen erstellen und Quellen organisieren

Tipp zur Erstellung von Vorlagen: Mit MAIA können Sie schnell Vorlagen aus alten Berichten erstellen und diese dann als neue Dateien hochladen. Geben Sie „TEMPLATE” in den Titel ein, damit MAIA ohne weitere Überprüfung weiß, um was es sich handelt.

Organisieren Sie Ihre MAIA-Dateien nach Inhaltstyp:

• Projektdokumentationen und Case Studies

• Technische Normen und Richtlinien

• Kundenkommunikation und Anforderungen

• TEMPLATE-Dateien (frühere Berichte, Präsentationsformate, Spezifikationslayouts)

Kern-Workflow: Automatisierte Berichterstellung

1. Nutzen Sie zielgruppenorientierte Inhaltsanfragen

   "Ich muss einen technischen zusammenfassenden Bericht für Führungskräfte erstellen, die sich für die Auswirkungen auf das Geschäft und den ROI interessieren. Konzentrieren Sie sich auf der Grundlage der hochgeladenen Testergebnisse für Projekt [X] auf Kosteneinsparungen, Risikominderung und Wettbewerbsvorteile.“ „Ich schreibe für Mitglieder des Vertriebsteams, die technische Fragen von Kunden beantworten müssen. Erstellen Sie ein Spezifikationsdokument, das unsere internen technischen Spezifikationen in Kundenvorteile übersetzt und deren Entscheidungskriterien berücksichtigt."

2. Begründen und iterieren

   "Erläutern Sie, WARUM Sie den Bericht so strukturiert haben. Was sind die Kernaussagen und wie haben Sie diese priorisiert?“ „Überarbeiten Sie diesen Bericht, um die Compliance-Vorteile hervorzuheben, und fügen Sie einen Abschnitt zur Risikobewertung hinzu, der auf ähnlichen Projekten in unserer Dokumentation basiert."

Verifizierungstipp: Der Hochpräzisionsmodus ist nur dann sinnvoll, wenn Sie die Dokumente ohnehin doppelt überprüfen würden. Wenn Sie etwas selbst doppelt überprüfen möchten, geben Sie einfach „verify this“ ein und aktivieren Sie HPM.

Erfolgsmetrik: Dank der Qualität des ersten Entwurfs können Sie direkt mit der Bearbeitung beginnen, anstatt von Grund auf neu zu schreiben.

Pfad C: Werden Sie zum Wissenszentrum (für höchste Werte beim Wissensengpass)

Ziel: Reduzieren Sie Unterbrechungen durch Wissensbeschaffung um 70 % und positionieren Sie sich gleichzeitig als Experte, an den man sich wendet.

Hinweis: Ja, Sie könnten MAIA auch den Abteilungen zur Verfügung stellen, die Sie am häufigsten unterbrechen. Dieser Leitfaden konzentriert sich jedoch zunächst darauf, SIE produktiver zu machen. Wir werden einen separaten Leitfaden zum Team-Rollout-Modell verfassen.

Einrichtung: Abteilungsbezogene Sammlungen erstellen

Speichern Sie alle Ihre Daten hier – das ist eine gute Idee, aber denken Sie daran, dass es immer sinnvoll ist, nach einem MAIA-Chat einfach zu sagen: „Fassen Sie das jetzt in einer kurzen FAQ zusammen, die ich an den Vertrieb weitergeben kann“, und laden Sie es dann erneut in eine neue Datensammlung hoch.

Organisieren Sie Dateien nach den Abteilungen, die am häufigsten Informationen anfordern:

• Materialien zur Vertriebsunterstützung (technische Fähigkeiten, Einschränkungen, Wettbewerbsvorteile)

• Technische Supportdokumente (Standards, Erkenntnisse aus früheren Projekten, Designrichtlinien)

• Kundensupport-Ressourcen (Anleitungen zur Fehlerbehebung, FAQ-Materialien)

Kern-Workflow: Proaktive Wissensgenerierung

1. Erstellen Sie zielgerichtete Ressourcen mit klar definierten Zielgruppen.

   "Ich erstelle Ressourcen für unser Vertriebsteam, das bei Kundenanrufen technische Fragen beantworten muss. Erstellen Sie eine umfassende FAQ zu [Produktlinie X], die technische Funktionen, Einschränkungen, typische Anwendungen und unseren Vergleich zu Wettbewerbern abdeckt.“ „Ich muss Kundendienstmitarbeiter unterstützen, die technische Fragen erhalten, die sie nicht beantworten können. Erstellen Sie Gesprächspunkte für häufige technische Fragen zu [Produktfamilie]. Fügen Sie Schritte zur Fehlerbehebung hinzu und geben Sie an, wann eine Eskalation an die Technik erforderlich ist."

2. Erstellen Sie kontextreiche Erklärungen

   "Erläutern Sie, WARUM dieser technische Ansatz anderen Alternativen überlegen ist. Auf welchen Grundsätzen basiert seine überlegene Funktionsweise?“ „Erstellen Sie einen Einführungsleitfaden für neue Ingenieure zum Thema [spezifischer Technologiebereich]. Erläutern Sie nicht nur, was wir tun, sondern auch, warum wir es so tun und welche Probleme damit gelöst werden."

3. Erstellen Sie nach jedem Gespräch wiederverwendbare Ressourcen. Verwenden Sie nach jedem hilfreichen MAIA-Gespräch:

   "Fassen Sie dies nun in einer kurzen FAQ zusammen, die ich an den Vertrieb weitergeben kann.“ 
   „Machen Sie daraus eine Anleitung zur Fehlerbehebung für den Kundensupport.“ „Erstellen Sie eine einseitige Zusammenfassung für Führungskräfte."

   Laden Sie diese Zusammenfassung dann als neue Dokumente zur zukünftigen Verwendung hoch.

Erfolgsmetrik: Verfolgen Sie die Reduzierung direkter Wissensanfragen und die Steigerung des proaktiven Wissensaustauschs.

Schritt 3: Messen und erweitern

Wöchentliche Check-in-Fragen:

• Zeitersparnis: Wie viele Stunden habe ich diese Woche in meinem Schwerpunktbereich eingespart?

• Qualitätsverbesserung: Sind meine Ergebnisse umfassender und genauer?

• Auswirkungen auf das Team: Wie wirkt sich dies auf die Produktivität meiner Kollegen aus?

Expansionsstrategie:

Sobald Sie Ihren primären Schwerpunktbereich beherrschen (in der Regel 2–4 Wochen), übernehmen Sie nach und nach Arbeitsabläufe aus den anderen Bereichen.

TEILEN SIE DIES MIT IHREM TEAM!!!!

• Zeigen Sie Ihren Kollegen Ihre neuen Arbeitsabläufe.

• Erstellen Sie Teamvorlagen und Wissensdatenbanken

• Andere in effektivem Prompten schulen

• Gemeinsame Datensammlungen für gemeinsame Ressourcen aufbauen

Fortgeschrittene Integration:

• Workflows miteinander verknüpfen (Recherche → Erstellung von Inhalten → Wissensaustausch)

• Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben erstellen

• Erstellen Sie abteilungsspezifische Wissensprotokolle.

Fehlerbehebung bei häufigen Problemen

„MAIA versteht meine Fachbegriffe nicht“ → Laden Sie zunächst Glossare und technische Standards hoch. Verwenden Sie in Ihren Suchanfragen eine einheitliche Terminologie.

„Die Ergebnisse sind zu allgemein“ → Geben Sie immer die Zielgruppe, das Ziel und den Grund an, warum Sie die Informationen benötigen. Seien Sie konkret in Bezug auf Kontext, Einschränkungen und Anforderungen.

„Ich traue der Genauigkeit nicht“ → Verwenden Sie „verify this“ mit dem Modus „High Precision“, wenn Sie ohnehin eine doppelte Überprüfung vornehmen würden. Bitten Sie MAIA, ihre Argumentation zu erläutern.

„Mein Team nutzt das von mir erworbene Wissen nicht.“ → Konzentrieren Sie sich zunächst darauf, die unmittelbaren Probleme zu lösen. Fragen Sie, welche Fragen am häufigsten beantwortet werden müssen.

Denken Sie daran: Beherrschen Sie einen Arbeitsablauf vollständig, bevor Sie ihn erweitern. Das Ziel ist eine nachhaltige Produktivitätsumstellung, nicht die Einführung neuer Funktionen.